AUTOMATISATION EFFICACE DES FLUX DE TRAVAIL
MEILLEURES PRATIQUES DU SYSTÈME
Qu'est-ce que c'est ?
1. Choisissez le bon système de gestion documentaire (DMS) : adaptez votre choix de DMS aux besoins de votre entreprise. Envisagez des solutions telles que M-Files ou DocuWare pour des fonctionnalités spécifiques.
2. Optimiser l'indexation : indexer avec précision les documents pour faciliter leur recherche. Établir des structures de dossiers et des catégories claires pour une organisation efficace.
3. Numérisez les documents papier : améliorez l'accessibilité et la sécurité en numérisant les documents papier. Assurez une transition en douceur des fichiers physiques vers les fichiers électroniques.
4. Gérer l'accès en toute sécurité : définissez des autorisations d'accès en fonction de la sensibilité des documents. Identifiez et contrôlez l'accès des personnes ou des services.
5. Mettre en œuvre l'automatisation : tirer parti de l'automatisation pour les flux de travail documentaires et les notifications. Améliorer la cohérence des processus d'automatisation des flux de travail.
6. Adoptez le stockage dans le cloud : choisissez entre le stockage sur site et le stockage dans le cloud pour plus de flexibilité. Le stockage dans le cloud offre accessibilité, collaboration et sécurité renforcée.
7. Maintenir le contrôle des versions : permettre un contrôle efficace des versions pour les mises à jour des documents. Faciliter la collaboration sans compromettre l'intégrité des documents.
8. Réaliser des audits documentaires : effectuer régulièrement des audits internes et externes. Veiller au respect des réglementations sectorielles et identifier les améliorations à apporter aux processus.
9. Comprendre les réglementations locales : familiarisez-vous avec les exigences en matière de conservation des documents. Respectez les réglementations locales relatives au stockage et à la suppression de certains types de documents. Le respect de ces pratiques permet d'optimiser votre système de gestion documentaire en termes d'efficacité et de conformité. Donnez la priorité à la structure des dossiers, au contrôle des versions et aux autorisations des utilisateurs. Des plateformes telles que M-Files peuvent encore améliorer votre expérience en matière d'automatisation des flux de travail, en offrant des solutions intégrées et unifiées.
